Antes de preencher

O que pedir ao seu contador

Estes são os dados que a emissão de NFS-e pede. Mande a mensagem pronta para a sua contabilidade e vá marcando cada item conforme as respostas chegarem. Em cada um, veja o que é, onde entra no Tempo Refleto e um exemplo.

No WhatsApp, escolha o contato do seu contador. A mensagem leva só os seus dados e os da empresa, nunca dados de pacientes.

Olá! Tudo bem?

Vou emitir as notas fiscais de serviço (NFS-e) dos meus atendimentos pelo Tempo Refleto, o sistema que uso no consultório. Para configurar a emissão, preciso que você me confirme alguns dados da empresa.

O que eu já tenho:
- Profissão: psicólogo(a)

Perguntas:
1. Quem emite a nota: você ou a clínica: As notas dos meus atendimentos devem sair pelo meu CNPJ ou pelo CNPJ da clínica onde atendo?
2. CNPJ e razão social: Pode me enviar o cartão CNPJ da empresa, com o CNPJ e a razão social exatamente como estão na Receita Federal?
3. Inscrição municipal: Qual é a inscrição municipal da empresa?
4. Município (e código IBGE): Em qual cidade a empresa está inscrita (a do endereço do CNPJ)?
5. Regime tributário: Qual é o regime tributário da empresa: Simples Nacional, Simples Nacional com excesso de sublimite, regime normal (lucro presumido ou real) ou MEI?
6. Alíquota do ISS (%): Qual alíquota de ISS devo informar nas notas? Se a empresa é do Simples Nacional, qual é a alíquota de ISS da minha faixa no PGDAS, e você me avisa quando ela mudar?
7. Código do serviço: Qual código de serviço (item da LC 116) devo usar nas notas dos meus atendimentos de psicologia? O Tempo Refleto sugere o 4.16 (Psicologia e psicanálise). A prefeitura exige também um código de tributação municipal? Qual?
8. NFS-e municipal ou NFS-e Nacional: A empresa emite NFS-e pelo portal da prefeitura (municipal) ou pelo Emissor Nacional (nfse.gov.br)?
9. Série e próximo número da nota (RPS/DPS): A empresa já emitiu notas por outro sistema? Se sim, qual é a série e qual foi o número da última nota (RPS/DPS), para eu continuar a sequência?
10. Retenção de ISS: Para pacientes pessoa física a nota sai sem retenção de ISS, certo? Algum caso meu (empresa ou convênio pagando) exige retenção?
11. Certificado digital A1 (e-CNPJ): A empresa já tem certificado digital e-CNPJ do tipo A1 (arquivo .pfx)? Se sim, pode me passar o arquivo e a senha por um canal seguro? Se não, qual certificadora você recomenda?
12. Credenciamento na prefeitura: A empresa está credenciada na prefeitura para emitir NFS-e? A prefeitura exige liberação para emitir por sistema (web service)? Quem faz isso no portal, você ou eu?

Se for mais fácil, pode responder pelo número de cada pergunta. Obrigado(a)!

• 1. Quem emite a nota: você ou a clínica

  O que é:

  O prestador é a empresa (CNPJ) que recebe o pagamento do paciente e, por isso, emite a nota.

  Por que precisa:

  Cada nota sai em nome de um CNPJ só. Se quem recebe é a clínica onde você atende, a nota é da clínica, e toda esta configuração (CNPJ, certificado, inscrição municipal) precisa ser feita com os dados da clínica.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  Define de quem são os dados em Financeiro → Notas fiscais → Seus dados fiscais (Pessoa jurídica) e em todos os passos da configuração.

  Exemplo:

  O seu CNPJ próprio (por exemplo, "Maria Silva Psicologia Ltda.") ou o CNPJ da clínica.

  Pergunte ao seu contador:

  “As notas dos meus atendimentos devem sair pelo meu CNPJ ou pelo CNPJ da clínica onde atendo?”

  Observação

  Se a resposta for "pela clínica", quem configura a emissão é a conta que usa o CNPJ da clínica, com o certificado digital e a inscrição municipal da clínica.

• 2. CNPJ e razão social

  O que é:

  O número da empresa (14 dígitos) e o nome oficial dela, exatamente como aparecem no cartão CNPJ.

  Por que precisa:

  A prefeitura confere esses dados em cada nota, e o certificado digital precisa ser desse mesmo CNPJ.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  Financeiro → Notas fiscais → Seus dados fiscais → campos CNPJ e Razão social (tipo: Pessoa jurídica).

  Exemplo:

  12.345.678/0001-90 · MARIA SILVA SERVICOS DE PSICOLOGIA LTDA

  Pergunte ao seu contador:

  “Pode me enviar o cartão CNPJ da empresa, com o CNPJ e a razão social exatamente como estão na Receita Federal?”

• 3. Inscrição municipal

  O que é:

  O número de cadastro da empresa na prefeitura da cidade onde ela está registrada.

  Por que precisa:

  É por ela que a prefeitura identifica quem está emitindo a nota. Número errado faz a nota ser recusada.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  Seus dados fiscais → Inscrição municipal, e o passo 3 da configuração (Inscrição municipal).

  Exemplo:

  Só números ou com pontos e traço, conforme a prefeitura (por exemplo, 123456-7). Até 30 caracteres.

  Pergunte ao seu contador:

  “Qual é a inscrição municipal da empresa?”

• 4. Município (e código IBGE)

  O que é:

  A cidade onde a empresa está registrada (a do endereço do CNPJ). O código IBGE é o número de 7 dígitos que identifica essa cidade.

  Por que precisa:

  A nota é emitida para a prefeitura dessa cidade, e o emissor reconhece a cidade pelo código IBGE.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  Passo 1 (cidade e UF do endereço da empresa) e passo 3 (código IBGE do município). Nas capitais, o Tempo Refleto preenche o código IBGE sozinho a partir da cidade do passo 1; nas outras cidades, use o link "Consultar o código no IBGE" e procure pelo nome da cidade.

  Exemplo:

  Fortaleza/CE → 2304400 · São Paulo/SP → 3550308

  Pergunte ao seu contador:

  “Em qual cidade a empresa está inscrita (a do endereço do CNPJ)?”

  Observação

  O código IBGE em si você não precisa pedir: ele sai do nome da cidade.

• 5. Regime tributário

  O que é:

  A forma como a empresa paga impostos: Simples Nacional, Simples Nacional com excesso de sublimite, Regime normal (lucro presumido ou real) ou MEI.

  Por que precisa:

  O regime vai em cada nota e muda como o ISS é informado à prefeitura.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  Passo 1 (Antes de começar) → Regime tributário.

  Exemplo:

  Simples Nacional

  Pergunte ao seu contador:

  “Qual é o regime tributário da empresa: Simples Nacional, Simples Nacional com excesso de sublimite, regime normal (lucro presumido ou real) ou MEI?”

  Observação

  Profissões regulamentadas, como psicologia e medicina, em geral não podem ser MEI. Se a resposta for MEI, peça para o contador confirmar.

• 6. Alíquota do ISS (%)

  O que é:

  O percentual do ISS (o imposto da prefeitura sobre serviços) que incide sobre o valor de cada atendimento.

  Por que precisa:

  Vai em cada nota para a prefeitura calcular o imposto. No Simples Nacional, o percentual é o da sua faixa de faturamento, que o contador calcula no PGDAS e pode mudar ao longo do ano.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  Financeiro → Notas fiscais → Seus dados fiscais → Alíquota de ISS (%). Informe o número do percentual, sem o símbolo %.

  Exemplo:

  2 (para 2%) · 5 (para 5%) · 2,79 (uma faixa do Simples, por exemplo)

  Pergunte ao seu contador:

  “Qual alíquota de ISS devo informar nas notas? Se a empresa é do Simples Nacional, qual é a alíquota de ISS da minha faixa no PGDAS, e você me avisa quando ela mudar?”

• 7. Código do serviço

  O que é:

  O código que diz à prefeitura que tipo de serviço você prestou, tirado da lista nacional de serviços (Lei Complementar 116).

  Por que precisa:

  Código errado é um dos motivos mais comuns de a prefeitura recusar a nota.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  Financeiro → Notas fiscais → Seus dados fiscais → Código do serviço (o Tempo Refleto sugere 4.16).

  Exemplo:

  4.16 — Psicologia e psicanálise (item da lista da LC 116).

  Pergunte ao seu contador:

  “Qual código de serviço (item da LC 116) devo usar nas notas dos meus atendimentos de psicologia? O Tempo Refleto sugere o 4.16 (Psicologia e psicanálise). A prefeitura exige também um código de tributação municipal? Qual?”

  Observação

  Algumas prefeituras usam, além do item da LC 116, um "código de tributação municipal" próprio. O Tempo Refleto ainda não tem campo para ele: se a sua cidade exigir, fale com o suporte antes de ativar a emissão. A nota de teste (passo 4) mostra se a prefeitura aceita.

• 8. NFS-e municipal ou NFS-e Nacional

  O que é:

  Algumas cidades emitem a nota no site da própria prefeitura (NFS-e municipal); outras aderiram ao padrão nacional, emitido em nfse.gov.br (NFS-e Nacional).

  Por que precisa:

  O Tempo Refleto envia a nota por um caminho diferente em cada caso. Escolher o errado faz a nota ser recusada.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  Passo 3 → "Minha cidade usa a NFS-e Nacional?"

  Exemplo:

  "Emito em nfse.gov.br" → NFS-e Nacional. "Emito no site da prefeitura" → NFS-e municipal.

  Pergunte ao seu contador:

  “A empresa emite NFS-e pelo portal da prefeitura (municipal) ou pelo Emissor Nacional (nfse.gov.br)?”

• 9. Série e próximo número da nota (RPS/DPS)

  O que é:

  Toda nota tem uma série e um número em sequência. No padrão municipal, esse rascunho numerado se chama RPS; no Nacional, DPS.

  Por que precisa:

  Se a empresa já emitiu notas por outro sistema e você recomeçar do número 1, os números se repetem: a prefeitura recusa a nota ou a numeração fica bagunçada na contabilidade. Por isso é preciso continuar a sequência.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  Passo 3 → Série do RPS (ou da DPS) e Próximo número.

  Exemplo:

  Série 1, próximo número 128 (se a última nota foi a 127). Se a empresa nunca emitiu: série 1, número 1.

  Pergunte ao seu contador:

  “A empresa já emitiu notas por outro sistema? Se sim, qual é a série e qual foi o número da última nota (RPS/DPS), para eu continuar a sequência?”

• 10. Retenção de ISS

  O que é:

  Retenção é quando quem paga (o tomador) recolhe o ISS no lugar da sua empresa, descontando do pagamento.

  Por que precisa:

  Paciente pessoa física normalmente não retém ISS. Empresas, convênios ou órgãos públicos às vezes retêm. As notas do Tempo Refleto saem sem retenção: o ISS fica com a sua empresa.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  Não há campo: toda nota emitida pelo Tempo Refleto sai sem retenção de ISS.

  Exemplo:

  Paciente pessoa física → sem retenção.

  Pergunte ao seu contador:

  “Para pacientes pessoa física a nota sai sem retenção de ISS, certo? Algum caso meu (empresa ou convênio pagando) exige retenção?”

  Observação

  Se algum pagador exigir retenção, emita essa nota no portal da prefeitura por enquanto e registre-a em Financeiro → Notas fiscais.

• 11. Certificado digital A1 (e-CNPJ)

  O que é:

  Um arquivo (.pfx ou .p12) protegido por senha que funciona como a assinatura digital da empresa.

  Por que precisa:

  A prefeitura só aceita notas assinadas pelo certificado da própria empresa. Sem ele, não dá para ativar a emissão real.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  Passo 2 (Certificado digital): você envia o arquivo e digita a senha. Guardamos só o titular, o CNPJ e a validade.

  Exemplo:

  empresa.pfx + a senha do certificado. Validade de 1 ano.

  Pergunte ao seu contador:

  “A empresa já tem certificado digital e-CNPJ do tipo A1 (arquivo .pfx)? Se sim, pode me passar o arquivo e a senha por um canal seguro? Se não, qual certificadora você recomenda?”

  Observação

  Compra-se numa certificadora credenciada à ICP-Brasil (o contador costuma indicar uma). Precisa ser A1 (arquivo): o A3 (cartão ou token) não serve. Guarde bem a senha: sem ela o arquivo não funciona e não dá para recuperar. Avisamos 30 dias antes de vencer.

• 12. Credenciamento na prefeitura

  O que é:

  A autorização da prefeitura para a empresa emitir NFS-e e, em algumas cidades, para emitir por sistema (web service), como o Tempo Refleto faz.

  Por que precisa:

  Sem o credenciamento a prefeitura recusa a nota, mesmo com todo o resto certo.

  Onde entra no Tempo Refleto:

  É feito fora do Tempo Refleto, no portal da prefeitura (ou no Emissor Nacional), pelo contador ou por você. No passo 1 você confirma que está credenciada.

  Exemplo:

  "Empresa habilitada para NFS-e" e, se a cidade pedir, "liberada para emissão por web service/integração".

  Pergunte ao seu contador:

  “A empresa está credenciada na prefeitura para emitir NFS-e? A prefeitura exige liberação para emitir por sistema (web service)? Quem faz isso no portal, você ou eu?”

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